Der BWA-Spickzettel | Der langhaarige Buchhalter

Servus, Florian hier. 👋

Die meisten Unternehmer:innen, mit denen ich arbeite, machen bei der BWA dasselbe: aufmachen, auf die letzte Zeile schauen, zumachen. Verständlich – das Ding ist in einer Sprache geschrieben, die für Finanzämter gemacht wurde, nicht für dich.

Dabei brauchst du gar nicht alles zu verstehen. Es reichen sieben Zeilen. Die stehen in jeder BWA, egal ob sie von DATEV, lexoffice, sevDesk oder deinem Steuerberater/Buchhalter kommt. Wenn du die kennst, weißt du in zwei Minuten, wie dein Monat gelaufen ist.

Druck dir das hier aus und leg es neben den Rechner. Genau dafür ist es gemacht.

Die sieben Zeilen, die zählen

Umsatzerlöse

heißt manchmal auch: Gesamtleistung, Erlöse, Betriebseinnahmen, Honorare

Alles, was du in dem Monat verdient hast. Netto, also ohne Umsatzsteuer – die war nie dein Geld.

Darauf achtest du: Ist der Umsatz ungewöhnlich hoch oder niedrig, frag dich zuerst, ob das am Geschäft lag oder daran, wann Rechnungen geschrieben wurden. Zwei Rechnungen, die einen Tag zu spät rausgingen, verschieben einen ganzen Monat.

Materialaufwand

heißt manchmal auch: Wareneinsatz, Wareneinkauf, Fremdleistungen, bezogene Leistungen

Was du einkaufen musstest, um überhaupt verkaufen zu können. Material, Handelsware, Subunternehmer.

Darauf achtest du: Diese Zahl sollte mit deinem Umsatz mitatmen. Wenn dein Umsatz sinkt, der Materialaufwand aber gleich bleibt, stimmt entweder etwas mit der Lagerbuchung nicht – oder du hast eingekauft, ohne zu verkaufen.

Rohertrag

heißt manchmal auch: Rohgewinn, Bruttoertrag

Umsatz minus Material. Das Geld, das dir bleibt, um alles andere zu bezahlen: Personal, Miete, Versicherungen, Auto – und am Ende dich selbst.

Darauf achtest du: Das ist die wichtigste Zeile im oberen Drittel. Wenn der Rohertrag schrumpft, hilft mehr Umsatz oft gar nichts – dann musst du an die Preise oder an den Einkauf.

Personalkosten

heißt manchmal auch: Personalaufwand, Löhne und Gehälter, Gehälter inkl. Sozialabgaben

Alles, was dein Team kostet – brutto, plus dein Anteil an den Sozialabgaben. Als Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter steht hier nichts: Was du dir selbst entnimmst, ist keine Betriebsausgabe.

Darauf achtest du: Diese Zeile ist träge. Sie steigt schnell und sinkt langsam. Deshalb triffst du Personalentscheidungen nie nach einem einzelnen Monat, sondern immer nach einem Quartal.

Sonstige Kosten

heißt manchmal auch: sonstige betriebliche Aufwendungen, Sachkosten, Raumkosten & Co.

Der Sammeltopf: Miete, Strom, Versicherungen, Auto, Software, Telefon, Werbung, Beiträge, Beratung, Porto.

Darauf achtest du: Hier sammelt sich über die Jahre der meiste Ballast an. Abos, die keiner mehr nutzt. Verträge, die seit 2019 keiner geprüft hat. Einmal im Jahr komplett durchgehen ist oft die Stunde mit dem besten Stundenlohn im ganzen Betrieb.

Abschreibungen

heißt in der BWA fast immer: AfA

Die einzige Kostenzeile, bei der kein Geld fließt. Wenn du einen Transporter für 36.000 € kaufst, darfst du ihn nicht auf einmal absetzen – du verteilst ihn über die Nutzungsdauer. Das Geld ist längst weg, der Abzug kommt scheibchenweise.

Darauf achtest du: Steht hier eine 0, obwohl du Fahrzeuge, Maschinen oder eine Einrichtung hast? Dann fehlt was – und du verschenkst Betriebsausgaben. Ein Anruf klärt das in zwei Minuten.

Vorläufiges Ergebnis

heißt manchmal auch: Gewinn vor Steuern, Jahresüberschuss, Betriebsergebnis nach Zinsen

Die letzte Zeile. Das, was tatsächlich übrig geblieben ist – bevor Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Soli ihren Teil holen.

Darauf achtest du: „Vorläufig" heißt: Es fehlen noch Dinge, die erst zum Jahresende gebucht werden – Rückstellungen, Inventur, Jahresabschlussbuchungen. Verlass dich auf die Richtung, nicht auf die Nachkommastelle.

Die eine Zahl, die du jeden Monat anschaust

Wenn du dir nur eine einzige Kennzahl merkst, dann diese. Sie steht in keiner BWA drin – du rechnest sie in zehn Sekunden selbst aus:

Vorläufiges Ergebnis ÷ Umsatz × 100

Das ist deine Gewinnmarge. Sie sagt dir, wie viel Cent von jedem Euro, den du einnimmst, tatsächlich bei dir bleiben. Bei 50.000 € Umsatz und 5.000 € Ergebnis sind das 10 % – also 10 Cent pro Euro.

Warum gerade die? Weil sie Betriebe vergleichbar macht – auch mit dir selbst. Ein Monat mit 80.000 € Umsatz kann schlechter sein als einer mit 50.000 €. Der Umsatz allein sagt dir das nie. Die Marge schon.

Faustregeln zur Einordnung

Grobe Leitplanken, keine Gesetze. Was in der Gastronomie ein Alarmsignal ist, ist in einer Agentur völlig normal. Nutz sie, um zu erkennen, dass eine Zahl auffällt – und klär mit deinem Steuerberater/Buchhalter, ob sie in deiner Branche wirklich ein Problem ist.

Kennzahl	Ab hier hinschauen	Was dahintersteckt
Personalquote	über 40 %	Personalkosten ÷ Umsatz. In personalintensiven Branchen normal, sonst eng.
Materialquote	über 65 %	Material ÷ Umsatz. Zu wenig bleibt für alles andere übrig.
Sonstige Kosten	über 30 %	Der Sammeltopf ist aus dem Ruder gelaufen. Verträge prüfen.
Gewinnmarge	unter 5 %	Kein Puffer. Ein Ausfall und der Monat kippt.
Zinsen	über ¼ vom Ergebnis	Die Bank verdient mit. Umschuldung oder Sondertilgung prüfen.

Drei Fragen für dein nächstes Gespräch

Die meisten Gespräche laufen schief, weil die Frage zu allgemein ist. „Wie sieht's aus?" bekommt „Passt soweit" als Antwort. Diese drei Fragen kann niemand mit einem Satz abmoderieren:

Welche Zahl in meiner BWA hat sich in den letzten drei Monaten am stärksten verändert – und warum?

Zwingt zum Vergleich statt zur Momentaufnahme. Genau da steckt die Geschichte drin.

Wie hoch ist meine Gewinnmarge, und wo liegen Betriebe wie meiner typischerweise?

Damit bekommst du eine Einordnung, die du selbst nicht haben kannst – dein Steuerberater/Buchhalter sieht Dutzende Betriebe, du siehst deinen.

Wie viel sollte ich diesen Monat für Steuern zurücklegen?

Die Frage, die am meisten Ärger erspart. Und die einzige, auf die du eine konkrete Zahl bekommen solltest.

Die Regel, die dir die Nachzahlung erspart

25 bis 35 % vom Gewinn. Sofort. Auf ein zweites Konto.

Gewinn × 0,30 → Dauerauftrag

Nicht am Jahresende, nicht wenn der Bescheid kommt – jeden Monat, gleich nachdem die BWA da ist. Richte einen Dauerauftrag auf ein separates Konto ein und vergiss das Geld. Was am Ende übrig bleibt, ist dein Bonus. Was fehlt, ist ein Problem.

Wie hoch dein Satz wirklich ist, hängt an Rechtsform, Hebesatz und deiner persönlichen Situation. Frag einmal konkret nach – dann rechnest du ab da mit deiner eigenen Zahl statt mit meiner Faustregel.

Und wenn du keine Lust auf Rechnen hast?

Dann nimm den BWA-Radar. Zahlen rein, Klartext raus – inklusive Marge, Kostenstruktur und Steuerrücklage. Kostenlos und ohne Anmeldung. Und wenn du dich mit anderen austauschen willst, die gerade dieselben Fragen haben: Meine Community ist offen für dich.

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