„Darf das endlich weg?" – wenn ich für jede dieser Fragen einen Euro bekommen hätte, wäre meine Buchhaltung nur noch ein Hobby. Zeit für Klarheit: Hier sind die Aufbewahrungsfristen, die du als Selbstständige:r wirklich kennen musst. Und die Antwort auf die schönste aller Fragen: Wann darf der Ordner in den Schredder?
Die Fristen im Überblick
Die wichtigste Änderung: 8 statt 10 Jahre für Belege
Seit 2025 gilt für Buchungsbelege – also den Löwenanteil deiner Unterlagen: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge – eine verkürzte Frist von 8 Jahren statt vorher 10. Das heißt konkret: Ein Beleg aus 2018 darf heute weg. Für Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare bleibt es bei 10 Jahren.
Wichtig zu wissen: Die Frist beginnt immer erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2018 läuft also bis Ende 2026 – nicht bis März 2026.
Muss ich das Papier behalten?
Die Frage aller Fragen – und die Antwort ist erfreulich: In aller Regel nein. Wenn du deine Belege ordnungsgemäß digitalisierst (vollständig, unveränderbar archiviert, wieder auffindbar – Stichwort GoBD), darfst du die Papieroriginale danach vernichten. Ausnahmen sind seltene Dokumente, die im Original vorliegen müssen, etwa notarielle Urkunden oder Dokumente mit Originalunterschrift-Erfordernis.
Das bedeutet: Der Aktenschrank voller Ordner ist kein Muss, sondern eine Gewohnheit. Wie du deine Belege sauber digitalisierst, habe ich hier beschrieben.
Der Frühjahrsputz: So gehst du vor
- Jahr für Jahr prüfen: Nimm dir die ältesten Ordner vor. Alles, dessen Frist abgelaufen ist, darf weg – geschreddert, nicht in die Papiertonne (Datenschutz!).
- Im Zweifel fragen: Läuft bei dir eine Betriebsprüfung oder ist ein Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig? Dann Finger weg vom Schredder, die Fristen können sich verlängern. Kurze Rückfrage beim Steuerberater/Buchhalter kostet nichts.
- Ab jetzt digital: Was digital archiviert ist, kennt das Problem gar nicht mehr. Speicherplatz kostet nichts, und die Frist läuft im Hintergrund einfach ab.
Zu faul zum Merken? Dafür gibt's die App.
Weil ich diese Fragen ständig bekomme, habe ich eine kleine kostenlose App gebaut: Du gibst ein, was für ein Dokument du in der Hand hältst und aus welchem Jahr es stammt – sie sagt dir sofort, ob es weg darf. Findest du direkt hier unten. Viel Spaß beim Schreddern!
Stand: 19.08.2026. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall – dafür sind dein Steuerberater/Buchhalter da.
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