GetMyInvoices: Rechnungen automatisch einsammeln – der große Praxis-Ratgeber

Hand aufs Herz: Wie viele Portale klapperst du jeden Monat ab, um deine Rechnungen zusammenzusuchen? Amazon Business, Telekom, dein Hosting-Anbieter, fünf Software-Abos, der Büromaterial-Shop … Bei den meisten Selbstständigen kommen da schnell 15 bis 20 Quellen zusammen. Und jede will einzeln geöffnet, durchsucht und leergeräumt werden.

Das Verrückte daran: Diese Arbeit macht dich keinen Cent reicher. Sie muss nur erledigt sein, damit dein Steuerberater/Buchhalter buchen kann. Genau deshalb ist das Rechnungen-Einsammeln der perfekte Kandidat für Automatisierung – und genau dafür gibt es GetMyInvoices. In diesem Ratgeber bekommst du alles, was du wissen musst: wie das Tool funktioniert, wie du es Schritt für Schritt einrichtest, was es kostet, wo die Stolperfallen liegen – und warum KI wie Claude das Ganze gerade auf ein neues Level hebt.

📑 Inhalt

1. Was ist GetMyInvoices?
2. Für wen lohnt sich das Tool?
3. So funktioniert das automatische Einsammeln
4. Schritt für Schritt: So richtest du GetMyInvoices ein
5. Und jetzt kommt KI ins Spiel
6. Ist das alles GoBD-konform?
7. Was kostet GetMyInvoices?
8. Die 5 häufigsten Fehler bei der Einrichtung
9. Der Haken? Die Einrichtung.
10. Häufige Fragen zu GetMyInvoices
11. Mein Fazit

Was ist GetMyInvoices?

GetMyInvoices ist ein Rechnungsmanagement-Tool der fino digital GmbH aus Kassel. Die Kernidee in einem Satz: Das Tool loggt sich automatisch in deine Portale ein, lädt neue Rechnungen herunter und legt sie zentral an einem Ort ab. Du suchst nicht mehr – die Belege kommen zu dir.

Über 10.000 Portale werden unterstützt – von Amazon über Telekom bis zu den kleinsten Nischen-Anbietern. Dazu kommen dein E-Mail-Postfach, eine Scan-App für Papierbelege und Schnittstellen zu praktisch jeder gängigen Buchhaltungssoftware. GetMyInvoices ist damit die Sammelstelle, an der alle deine Eingangsrechnungen zusammenlaufen – egal, auf welchem Weg sie zu dir kommen.

Für wen lohnt sich das Tool?

Die ehrliche Antwort: nicht für jeden. Wenn du drei Rechnungen im Monat bekommst, die alle per Post kommen, brauchst du kein Automatisierungs-Tool. Für alle anderen gilt eine einfache Faustregel:

• Ab etwa 5 verschiedenen Rechnungsquellen fängt es an, sich zu lohnen – die Ersparnis wächst mit jeder weiteren Quelle.
• Selbstständige und Freiberufler:innen mit den üblichen Verdächtigen (Software-Abos, Telefon, Hosting, Online-Einkäufe) sparen typischerweise 1–3 Stunden pro Monat.
• Kleine Unternehmen und Online-Händler mit vielen Lieferanten und Marktplätzen sparen oft ganze Arbeitstage – hier ist das Tool ein No-Brainer.
• Alle, die mit einem Steuerberater/Buchhalter arbeiten: Die monatliche Belegübergabe schrumpft von „hektisches Zusammensuchen" auf „läuft automatisch".

So funktioniert das automatische Einsammeln

GetMyInvoices sammelt deine Rechnungen über vier Wege ein – und die Kombination macht den Unterschied:

1. Portale verbinden

Du hinterlegst einmalig deine Zugangsdaten für Amazon, Telekom und Co. Ab dann prüft GetMyInvoices regelmäßig, ob neue Rechnungen da sind – und holt sie automatisch ab. Einmal einrichten, für immer Ruhe. Die Zugangsdaten liegen dabei verschlüsselt beim Anbieter, nicht bei dir im Browser-Notizzettel.

2. E-Mail-Postfach anbinden

Viele Rechnungen kommen per Mail. GetMyInvoices überwacht dein Rechnungspostfach, erkennt Anhänge mit Rechnungen und zieht sie automatisch ins System. Auch die E-Rechnung im XML-Format wird sauber verarbeitet – warum das gerade jetzt wichtig ist, habe ich hier beschrieben. Profi-Tipp: Richte dir eine eigene Adresse wie rechnung@deine-domain.de ein und gib sie bei allen Lieferanten an – dann läuft wirklich alles über einen Kanal.

3. Papierbelege per App scannen

Kassenbon vom Geschäftsessen? Einmal mit der App fotografiert, fertig. Der Beleg landet im selben System wie alle anderen – der Schuhkarton hat endgültig ausgedient.

4. Automatisch weiterreichen

Das Beste kommt zum Schluss: GetMyInvoices exportiert die gesammelten Belege automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden – zu Lexware Office, DATEV, sevdesk und vielen weiteren, oder direkt per Mail an deinen Steuerberater/Buchhalter. Du entscheidest einmal, wohin – danach läuft die Kette Portal → GetMyInvoices → Buchhaltung ohne dein Zutun.

Schritt für Schritt: So richtest du GetMyInvoices ein

Damit du eine realistische Vorstellung bekommst, hier der Ablauf, wie ich ihn mit meinen Kunden durchgehe:

1. Account anlegen: Kostenlose Testphase starten, Firmendaten hinterlegen. Dauer: 5 Minuten.
2. Rechnungsquellen-Liste machen: Der wichtigste und meistübersprungene Schritt! Geh deine Kontoauszüge der letzten drei Monate durch und notiere jeden Anbieter, der abbucht. Diese Liste ist dein Fahrplan.
3. Die Top-Portale verbinden: Fang mit den 5–10 Quellen an, die am häufigsten Rechnungen schicken. Zugangsdaten eingeben, Verbindung testen, ersten Abruf prüfen.
4. E-Mail-Postfach anbinden: Dein Rechnungspostfach verknüpfen und die automatische Erkennung ein paar Tage beobachten.
5. Scan-App installieren: Aufs Handy, einmal testen – ab jetzt wandert jeder Papierbeleg sofort ins System.
6. Export einrichten: Verbindung zu deiner Buchhaltungssoftware oder Weiterleitung an den Steuerberater/Buchhalter konfigurieren. Hier entscheidet sich, ob die Automatisierung wirklich durchläuft.
7. Einen Monat nachschärfen: Im ersten Monat tauchen Nachzügler auf – Quellen, die du vergessen hast. Einfach nachpflegen. Danach läuft es.

Realistischer Zeitaufwand für die komplette Einrichtung: ein halber bis ganzer Tag, je nach Anzahl der Quellen. Genau deshalb machen viele es nie – dazu unten mehr.

Und jetzt kommt KI ins Spiel

Bis hierhin war das schon stark. Aber richtig spannend wird es gerade jetzt – denn KI hebt das Ganze auf ein neues Level.

In GetMyInvoices selbst arbeitet KI bei der Belegerfassung: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Brutto, Steuersatz – alles wird automatisch ausgelesen. Was früher Tipparbeit war, ist heute ein Kontrollblick.

Und obendrauf kommt der Teil, der mich wirklich begeistert: Wenn deine Belege erst einmal sauber und vollständig an einem Ort liegen, wird ein KI-Assistent wie Claude zum echten Buchhaltungs-Turbo. Ich nutze das täglich – zum Beispiel so:

• Auswertungen in Klartext: Exportierte Belegdaten an Claude geben und fragen: „Welche Ausgaben sind im Vergleich zum Vormonat gestiegen?" Sekunden später hast du eine Antwort, für die du früher eine Stunde in Excel gesessen hast.
• Kostenfresser finden: Doppelte Software-Abos, schleichend teurer gewordene Verträge, vergessene Kündigungen – eine KI sieht in deinen gesammelten Rechnungen Muster, die dir im Alltag durchrutschen.
• Belege vorprüfen: Fehlt eine Rechnung zur Abbuchung auf dem Kontoauszug? Claude gleicht Listen in Sekunden ab und sagt dir, wo du nachhaken musst.

Ein Beispiel aus meiner Praxis: Ein Kunde hat mich gefragt, warum seine Software-Kosten so gestiegen sind. Früher hätte das eine Stunde Rechnungen-Wälzen bedeutet. Stattdessen: Belegliste aus GetMyInvoices exportiert, Claude gefragt – und drei Minuten später hatten wir zwei doppelte Abos und eine schleichende Preiserhöhung gefunden. Zusammen über 80 Euro im Monat.

Merkst du, worauf das hinausläuft? Die KI ist nur so gut wie ihre Datenbasis. Ein Schuhkarton voller Zettel kann keine KI auswerten – ein sauber gefülltes GetMyInvoices schon. Die Automatisierung des Einsammelns ist also nicht nur Zeitersparnis, sondern die Eintrittskarte in die KI-Buchhaltung. Was KI in der Buchhaltung sonst noch kann, liest du hier.

Ist das alles GoBD-konform?

Die Frage kommt in meiner Community ständig – und die Antwort ist beruhigend: Ja. GetMyInvoices ist GoBD-zertifiziert, wird in Deutschland gehostet und archiviert deine Belege revisionssicher. Das heißt konkret: Einmal erfasste Belege sind unveränderbar gespeichert und jederzeit wieder auffindbar – genau das, was das Finanzamt sehen will. Damit erfüllst du nebenbei auch die Voraussetzung, um Papierbelege nach dem Scannen vernichten zu dürfen. Was hinter der GoBD steckt, habe ich hier ohne Amtsdeutsch erklärt.

Was kostet GetMyInvoices?

Es gibt eine kostenlose Testphase, danach staffeln sich die Pakete nach der Anzahl deiner Portale und Belege – von einem kleinen Einstiegspaket für Solo-Selbstständige bis zu Team-Lösungen mit Freigabe-Workflows. Die aktuellen Preise findest du auf der Anbieterseite; als Partner helfe ich dir gerne bei der Paketwahl, damit du nicht zu groß einsteigst.

Meine ehrliche Rechnung dazu: Wenn du nur zwei Stunden Sucherei pro Monat sparst, hat sich das Tool um ein Vielfaches bezahlt gemacht – rechne deinen Stundensatz dagegen und die Entscheidung fällt von selbst. Bei den meisten meiner Kunden sind es deutlich mehr als zwei Stunden.

Die 5 häufigsten Fehler bei der Einrichtung

Ich schaue seit Jahren in fremde GetMyInvoices-Accounts – und sehe immer dieselben Stolperfallen:

1. Nur die halbe Miete verbinden: Drei Portale angebunden, das E-Mail-Postfach vergessen – und die Hälfte der Belege weiter von Hand gesucht. Das Tool kann nur einsammeln, was du ihm zeigst.
2. Keine Rechnungsquellen-Liste: Wer aus dem Kopf einrichtet, vergisst garantiert Quellen. Die Kontoauszüge der letzten Monate sind die ehrlichste Checkliste.
3. Den Export aufschieben: Belege einsammeln und dann … liegen lassen. Erst die eingerichtete Weitergabe an die Buchhaltung macht aus der Sammelstelle eine Automatisierungskette.
4. Die App nicht installieren: Ohne Scan-App bleibt der Papierbeleg-Stapel bestehen – und damit ein zweites, manuelles System neben dem automatischen.
5. Nach einer Woche aufgeben: Im ersten Monat tauchen immer Nachzügler-Quellen auf. Das ist normal und kein Zeichen, dass „es nicht funktioniert" – einfach nachpflegen, danach läuft es rund.

Der Haken? Die Einrichtung.

Du merkst es an der Fehlerliste: Das Tool ist nur so gut wie seine Einrichtung. Genau daran scheitern die meisten – sie wissen, dass es GetMyInvoices gibt, schieben die Einrichtung aber monatelang vor sich her. Verständlich: Ein halber Tag konzentrierte Arbeit, für die im Alltag nie der richtige Moment kommt.

Deshalb habe ich dafür ein eigenes Format gebaut: Am Freitag, den 18. September 2026 findet mein GetMyInvoices-Einrichtungstag statt. Ein Tag, live via Zoom, maximal 15 Teilnehmer – und wir richten dein GetMyInvoices gemeinsam an deinem echten Account ein. Portale, Postfach, App, Export zum Steuerberater/Buchhalter. Du gehst abends raus und es läuft. Wirklich.

Häufige Fragen zu GetMyInvoices

Funktioniert das auch mit meiner Buchhaltungssoftware?

Sehr wahrscheinlich ja. Lexware Office, DATEV, sevdesk und viele weitere sind direkt angebunden; alternativ gibt es Export per Mail, Cloud-Ordner oder Download. Falls du noch gar kein Buchhaltungstool hast: Hier findest du das passende.

Was passiert, wenn ein Portal sein Login ändert?

Dann schlägt der Abruf fehl und GetMyInvoices meldet sich bei dir. Zugangsdaten aktualisieren, weiter geht's. Das passiert erfahrungsgemäß nur bei wenigen Portalen im Jahr.

Ist das sicher? Ich gebe ja meine Passwörter ein.

Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, das Hosting sitzt in Deutschland, das Unternehmen dahinter (fino digital) kommt aus dem Banken-Umfeld mit entsprechenden Sicherheitsstandards. Hundertprozentige Sicherheit gibt es nirgends – aber deine Passwörter im Browser oder auf dem Notizzettel sind sicher nicht sicherer.

Kann ich damit auch Rechnungen freigeben lassen?

Ja. Es gibt Freigabe-Workflows: Rechnungen werden erst geprüft und freigegeben, bevor sie in die Buchhaltung wandern – praktisch, sobald mehr als eine Person beteiligt ist. Excel-Freigabelisten kannst du damit beerdigen.

Und wenn ich schon Lexware Office nutze – brauche ich GetMyInvoices dann noch?

Die beiden ergänzen sich: Lexware Office ist die Buchhaltung, GetMyInvoices der automatische Beleg-Einsammler davor. Was Lexware Office selbst alles kann, liest du hier – die Kombination aus beiden ist bei meinen Kunden das Standard-Setup.

Mein Fazit

Rechnungen einsammeln ist die undankbarste Aufgabe der ganzen Buchhaltung – und gleichzeitig die, die sich am einfachsten wegautomatisieren lässt. GetMyInvoices erledigt sie zuverlässig, GoBD-konform und ohne dass du je wieder ein Lieferantenportal von innen sehen musst. Und mit KI wie Claude obendrauf wird aus dem gesammelten Belegberg ein Datenschatz, der dir echte Antworten liefert. Wer 2026 noch manuell Portale abklappert, verschenkt schlicht Lebenszeit.

Transparenz: Ich bin offizieller GetMyInvoices-Partner. Dieser Artikel gibt trotzdem schlicht meine Praxiserfahrung wieder – ich empfehle das Tool, weil es bei meinen Kunden funktioniert.

Stand: 20.08.2026. Dieser Artikel wurde sorgfältig recherchiert, gibt aber den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder – Gesetze und Regelungen können sich ändern. Ein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit besteht nicht. Und er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall – dafür sind dein Steuerberater/Buchhalter da.