Lexware Office: 7 Funktionen, die kaum jemand nutzt (aber jeder nutzen sollte)

Als offizieller Lexware Office Premium Coach schaue ich jede Woche in fremde Lexware-Konten – und sehe dabei immer dasselbe: Die meisten nutzen vielleicht 30 % von dem, was das Tool kann. Der Rest liegt brach, obwohl er längst bezahlt ist. Hier sind die 7 Funktionen, die du dir heute noch anschauen solltest.

1. Die Beleg-App mit Sofort-Erkennung

Papierbeleg? Handy raus, Foto machen, fertig. Die App erkennt Betrag, Datum und Lieferant automatisch und legt den Beleg zur Verbuchung bereit. Wer seine Belege noch sammelt und „später" erfasst, verschenkt die einfachste Automatisierung überhaupt. Mehr zum papierlosen Belegwesen gibt's hier.

2. Automatische Zahlungszuordnung

Bankkonto verknüpfen und Lexware Office schlägt für jeden Umsatz den passenden Beleg vor – bei wiederkehrenden Zahlungen ordnet es irgendwann komplett selbstständig zu. Das ist die Funktion mit dem größten Zeit-Hebel im ganzen Tool. Wenn du nur eine einzige Sache aus diesem Artikel umsetzt: diese.

3. Wiederkehrende Rechnungen

Stammkunden, Wartungsverträge, monatliche Pauschalen? Einmal anlegen, Rhythmus festlegen – Lexware Office schreibt und verschickt die Rechnungen künftig automatisch. Auch als E-Rechnung, was spätestens 2027/2028 ohnehin Pflicht wird.

4. Der Steuerberater-Zugang

Statt am Monatsende Belege zu exportieren und per Mail zu verschicken, gibst du deinem Steuerberater/Buchhalter einfach einen eigenen Zugang. Er sieht alles live, holt sich, was er braucht, und ihr spart euch das ewige Hin und Her. Klingt banal, spart aber bei fast allen meinen Kunden echten Nerv.

5. Angebote, die zu Rechnungen werden

Angebot geschrieben, Kunde sagt zu – und dann tippst du alles nochmal in eine Rechnung? Bitte nicht. Ein Klick macht aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung, ein weiterer die Rechnung. Alle Positionen, alle Preise, null Tippfehler.

6. Das Mahnwesen

Unangenehme Wahrheit: Wer nicht mahnt, verschenkt Geld. Lexware Office zeigt dir überfällige Rechnungen auf einen Blick und erstellt Zahlungserinnerungen und Mahnungen in Sekunden. Freundlich im Ton, konsequent in der Sache – so bleibt deine Liquidität gesund.

7. Auswertungen, die du wirklich verstehst

Einnahmen-Ausgaben-Verlauf, offene Posten, Steuervorschau: Die Auswertungen zeigen dir jederzeit, wo dein Business steht – ohne dass du auf die BWA vom Steuerberater warten musst. Mein Tipp: Einmal pro Woche fünf Minuten reinschauen. Du wirst überrascht sein, wie anders sich Unternehmensführung anfühlt, wenn man seine Zahlen kennt.

Bonus: Du musst das nicht alles allein herausfinden

In meiner Skool-Community zeige ich Schritt für Schritt, wie du Lexware Office richtig einrichtest und nutzt – vom Durchstarter-Kurs bis zu regelmäßigen Praxis-Videos. Und wenn du erstmal testen willst, wie fit du in Sachen Buchhaltung bist: Unten wartet mein kleines Buchhaltungs-Quiz auf dich. Keine Sorge, es tut nicht weh. Meistens.

Transparenz: Ich bin offizieller Lexware Office Premium Coach – dieser Artikel gibt trotzdem schlicht meine Praxiserfahrung wieder und ist keine bezahlte Werbung.

Stand: 19.08.2026. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall – dafür sind dein Steuerberater/Buchhalter da.